Documentos de control

A la hora de efectuar los pedidos entre los departamentos o con los proveedores es necesario una serie de documentos en los cuales va especificando las características de los productos así como los datos tanto de los que emiten el pedido como los datos del que los recibe.

Dentro de estos documentos vamos a encontrar los siguientes:

• Albarán: Es un documento con carácter externo que emite cada uno de los proveedores para la entrega de los géneros en el establecimiento hostelero. Los datos mínimos que debe tener un albarán  son los siguientes: Nombre comercial del proveedor, dirección del proveedor, código de identificación fiscal (C.I.F.), número de registro sanitario, número de albarán, nombre del establecimiento que recibe el pedido, género, peso, precio, unidades, precio total.
• Comanda: Es un vale de pedido el cual relaciona la cocina y el comedor, en el que se reflejan los pedidos que efectúa el cliente, número de comensales, fecha, número de mesa y nombre del camarero. A la hora de elaborar una comanda se harán siempre 3 copias de las cuales una va para el departamento de facturación, otra al departamento de cocina o bodega y otra para el camarero que atiende la mesa.
• Reporte de compras: Este documento controla el computo total de las compras realizadas durante el día así como la cantidad que corresponde a cada departamento en su almacenamiento de consumo.
• Ficha del inventario permanente: Sirve para mantener al día las existencias correspondientes a cada artículo en stock y recordar el momento de cada nueva petición al proveedor cuando se observa que se ha llegado al stock de seguridad.
• Vale de pedidos: Este vale es un documento de carácter interno que lo emite cada sección de producción sobre la base de  sus necesidades diarias. Sirve para justificar todas las salidas de economato e imputar los gastos o consumos correspondientes a cada departamento.
• Parte de consumo diario: Permite relacionar todas las salidas diarias ocasionadas al economato realizándose a través del vale de pedido para imputar a  cada departamento los consumos originados pues de lo contrario difícilmente se pueden evaluar los resultados y adoptar mediadas correctoras en los casos precisos.
• Inventario o control de existencias en stock: Es una relación detallada de todos los artículos existentes en el almacén y sirve para determinar los consumos correspondientes a un periodo largo que generalmente suele ser mensual o anual. El consumo relativo a un periodo se obtiene con la siguiente fórmula CONSUMO = EXISTENCIAS INICIALES + COMPRAS MENSUALES - EXISTENCIAS FINALES. El inventario nos aporta la siguiente información: Determina el valor optimo de las existencias; evita el exceso de existencias ya que implica mayores costes; en la práctica hay que tener el mínimo necesario de artículos para dar el mejor servicio; toda compra innecesaria  genera una disminución del capital o liquidez; el exceso de género en el almacén es consecuencia de una mala gestión de compras; el almacén debe utilizarse para  conservación de género pero con salida inmediata; es muy importante conocer el indice de rotación de los productos del inventario para lo que usamos la siguiente fórmula INDICE DE ROTACIÓN = (SALIDAS MENSUALES / (INVENTARIO INICIAL - INVENTARIO FINAL)) / 2.